di Matteo Bodei | Consulente del Lavoro iscritto all’albo provinciale di Brescia  

I fattori che possono condizionare il costo di un dipendente sono davvero tanti, sia in termini di costo in senso stretto che di sgravio, con l’incognita incombente del cosiddetto “assenteismo”. Possiamo sinteticamente suddividere i costi in tre tipologie generali: la retribuzione vera e propria, gli oneri contributivi/assicurativi e le spese accessorie.

La retribuzione rappresenta una parte consistente del costo del personale ed è direttamente legata all’attività lavorativa svolta, variando in base al livello di professionalità, al tipo di contratto di lavoro e all’orario svolto settimanalmente. È fondamentale valutarla attentamente, tenendo conto dei minimi definiti dal contratto collettivo applicato e delle leggi del mercato del lavoro, per garantire che i collaboratori siano adeguatamente remunerati. Per la definizione di un budget di spesa si deve considerare che, oltre alla retribuzione mensile, andranno garantite le due mensilità aggiuntive, ossia la tredicesima e la quattordicesima, insieme al TFR, corrispondente a circa una terza mensilità aggiuntiva. Per alcune figure potrebbe essere accordato un premio individuale o collettivo, alcuni rimborsi spese o qualche misura di welfare (beni in natura o servizi), quali ad esempio i pasti, che possono incidere ulteriormente sui costi.

I contributi previdenziali e assicurativi sono le somme che l’azienda deve pagare per la previdenza e la sicurezza dei propri dipendenti. Questi contributi includono la contribuzione per l’INPS a carico del datore di lavoro, l’assicurazione sugli infortuni e le malattie professionali INAIL, i fondi pensione e altre forme di assicurazione obbligatoria quali ad esempio i contributi per gli enti bilaterali. È fondamentale tener conto di questi costi per evitare sanzioni e problemi legali dovuti ad una eventuale irregolarità contributiva.

Gli oneri accessori, infine, rappresentano tutte le spese aggiuntive collegate al personale dipendente: i costi di selezione del personale, la parcella per le paghe e le pratiche dovuta allo studio di consulenza, gli strumenti di lavoro (le divise, il PC, il palmare per le ordinazioni, la cancelleria ecc.), la formazione obbligatoria e facoltativa (corsi antincendio e primo soccorso, corso HACCP, corsi di specializzazione ecc.), le visite mediche periodiche, i software per la gestione e il monitoraggio del personale, i badge per le timbrature e un piccolo fondo per i danni o gli sprechi commessi involontariamente durante la prestazione lavorativa. Sono chiaramente costi variabili in base alle specifiche esigenze dell’azienda, ma devono essere considerati nel calcolo del costo totale del personale.

Quanto detto sopra è modulato anche dalla tipologia di contratto applicato al lavoratore (tempo determinato, indeterminato, a chiamata, somministrato oppure apprendistato) e parametrato all’orario di lavoro (tempo pieno, part-time, intermittente). È quindi fondamentale, prima di definire con il lavoratore quale contratto applicare, consultarsi con un Consulente del Lavoro che può aiutare anche a verificare e richiedere eventuali sgravi, principalmente legati a situazioni soggettive del candidato: età, genere, stato occupazionale o inserimento in particolari categorie svantaggiate.

Attenzione alle assenze

Nel calcolo dei costi occorre prestare attenzione anche alle assenze dei dipendenti, tanto in riferimento a quelle prevedibili e, quindi, fisiologiche, quanto a quelle dovute ad eventi straordinari. Se è vero, infatti, che a ciascun dipendente sono corrisposte circa 15 mensilità di retribuzione all’anno (considerando il TFR) è altrettanto vero che il lavoratore, o la lavoratrice, non sarà mai presente 12 mesi consecutivi: dovrà godere di almeno di un mese di ferie, più altri riposi. Oltre a queste assenze “obbligatorie” si possono aggiungere quelle facoltative (permessi studio, elettorali, donazione sangue, ecc.) o periodi di assenza imprevisti, anche lunghi, dovuti a malattie, infortuni, maternità o congedi per assistere un familiare disabile, per non parlare delle assenze completamente ingiustificate che richiederanno doverosi provvedimenti di natura disciplinare. L’assenza programmabile o improvvisa dei lavoratori va considerata nel calcolo del proprio fabbisogno di personale, prevedendo un numero adeguato di persone per attuare strumenti ordinari (turnazione, piano ferie ecc.) e straordinari (personale di rinforzo a chiamata o in somministrazione, elenco di sostituti validi in caso di bisogno, procedure di assunzione in emergenza ecc.).

I costi e gli aspetti da analizzare

Il costo del personale dipende quindi da diversi fattori, che vanno ponderati attentamente insieme a un professionista, per non incorrere in situazioni di carenza di personale o in costi eccedenti e, quindi, ingiustificati. Il suggerimento è di focalizzare la propria attenzione su alcuni aspetti in particolare, a cominciare dall’analisi dell’organico. È importante, infatti, valutare il numero e le competenze necessarie per garantire una corretta gestione dell’attività. Calcolate il giusto numero di dipendenti e tenete conto delle competenze richieste per massimizzare l’efficienza del personale: considerata la radicata difficoltà nel reperire personale adeguato nel settore dei pubblici esercizi, è utile rivolgersi a più agenzie per il lavoro e di muoversi per tempo nelle ricerche.

Un secondo aspetto riguarda i turni di lavoro, la cui organizzazione è essenziale per garantire una buona copertura durante le diverse fasce orarie. Ottimizzare i turni di lavoro può ridurre i costi e incrementare l’efficienza. La corretta gestione dell’orario di lavoro e la corretta dimensione del proprio staff sono cruciali: troppi straordinari o, viceversa, personale in eccesso, possono incidere davvero molto sul bilancio di un pubblico esercizio.

Terzo punto irrinunciabile è la formazione del personale: assicurarsi che il personale sia adeguatamente formato riduce il rischio di errori e contribuisce al miglioramento dell’esperienza dei clienti. Tagliare le spese di formazione e aggiornamento non è mai una buona idea, meglio puntare alla formazione interna e all’affiancamento dei lavoratori da parte del titolare o del personale più esperto. Infine, occorre valutare periodicamente le prestazioni del personale: in questo modo si possono individuare eventuali lacune o problemi e adottare le opportune misure correttive. Premiare il personale competente e motivato può aumentare la produttività e ridurre la rotazione del personale stesso. Alcune forme di incentivazione e di fringe benefit sono oltretutto esonerate da imposte e contributi, entro una determinata soglia economica. Parimenti, intervenire censurando condotte inadatte è molto importante per rimuovere elementi negativi, in termini sia di costo sia di immagine per il locale e per dare a tutto il personale un segnale di inflessibilità rispetto ai comportamenti scorretti.

Non fate tutto da soli

Gestire il costo del personale dipendente in un pubblico esercizio nel settore della ristorazione o del bar è un’operazione tutt’altro che banale. Affidandosi al supporto di un Consulente del Lavoro, anche le realtà di piccole dimensioni possono comunque attuare una corretta gestione del personale e concentrarsi così sul successo e la redditività della propria impresa.